Budjetointi on keskeinen osa yrityksen talouden hallintaa. Se vaatii taitoa ja ymmärrystä, mutta sen avulla voidaan luoda suunnitelma, joka ohjaa yritystä kohti taloudellisia tavoitteita. Budjetti ei ole vain numeroita paperilla vaan se on strateginen työkalu, mikä auttaa yritystäsi saavuttamaan asetetut tavoitteet. Budjetoinnin avulla yritys voi suunnitella toimintaansa, investointejaan, seurata tavoitteiden toteutumista sekä tarvittaessa tehdä muutoksia matkan varrella. Ensimmäinen askel on kerätä kaikki tarvittavat taloustiedot ja analysoida niitä tarkasti. Budjetointi saattaa aluksi tuntua työläältä, mutta se tarjoaa loistavan mahdollisuuden nähdä, mihin rahaa käytetään ja pohtia, olisiko sitä mahdollista käyttää tehokkaammin.
Psst! Mikäli haluat lukea talousjohtajan vinkkejä yrityksen budjetointiin, ota lukulistalle myös aiemmin kirjoittamamme artikkeli!
Yrityksen budjetoinnin vaiheet: Suunnittelu
1. Tavoitteiden määrittely
Tavoitteiden määrittely on keskeinen osa budjetointiprosessia, sillä selkeiden tavoitteiden asettaminen auttaa varmistamaan, että budjetti on realistinen ja että resurssit kohdennetaan oikein. Ennen budjetoinnin aloittamista on tärkeää selvittää, mitä seuraavalla budjettikaudella halutaan saavuttaa. Budjetti tulisi laatia realistisesti, ottaen huomioon aiemmat kulut, työntekijöiden määrä, palkkakustannukset ja kassavirta. On myös parempi arvioida kulut hieman yläkanttiin, jotta vältyttäisiin ikäviltä yllätyksiltä. Taloushallinnon sähköiset työkalut voivat olla hyödyllisiä budjetoinnissa. Silti pk-yritykset tekevät budjettinsa jouhevimmin usein ”excelöiden”, ja tämä malli riittää monelle varsin hyvin. Asioista ei kannata yrittää tehdä liian monimutkaisia.
Tavoitteiden asettaminen voi liittyä esimerkiksi liiketoiminnan kasvuun, kannattavuuden parantamiseen, markkinaosuuden kasvattamiseen tai uusien tuotteiden lanseeraamiseen. Kun tavoitteet on määritelty selkeästi, budjetointiprosessi voidaan suunnitella ja toteuttaa siten, että se tukee näiden tavoitteiden saavuttamista. Budjetin tulisi heijastaa asetettuja tavoitteita ja toimia työkaluna niiden seurannassa ja saavuttamisessa. Realistiset ja mitattavissa olevat tavoitteet auttavat myös arvioimaan budjetin onnistumista ja tekemään tarvittavia muutoksia matkan varrella. Tavoitteiden määrittely ja budjetointi liittyvät läheisesti toisiinsa, sillä budjetti on käytännössä suunnitelma siitä, miten tavoitteet saavutetaan. Budjetointiprosessin aikana tavoitteiden tulee ohjata resurssien kohdentamista ja päätöksentekoa siten, että ne tukevat organisaation strategisia päämääriä ja auttavat sen menestymisessä.
2. Tarvittavien tietojen kerääminen
Budjetin laatiminen edellyttää monenlaisen tiedon keräämistä ja hyödyntämistä. Tarvittavat tiedot voidaan jakaa kolmeen päätyyppiin:
- Historiallinen tieto:
- Menneisyyden toteumatiedot, kuten tuloslaskelmat, taseet ja kassavirtalaskelmat
- Aiempien budjettien toteumatiedot ja poikkeamat
- Tiedot myynnistä, kuluista, investoinneista ja muista operatiivisista tapahtumista, joilla on taloudellista merkitystä
- Nykytilan tieto:
- Tiedot markkinatilanteesta, kilpailusta ja asiakkaiden tarpeista
- Tiedot organisaation resursseista, kapasiteetista ja toimintaympäristöstä
- Tiedot suunnitelluista hankkeista, investoinneista ja muista tulevista tapahtumista
- Ennustetieto:
- Ennusteet myynnistä, kuluista, investoinneista ja muista taloudellisista eristä
- Ennusteet markkinoiden ja toimintaympäristön kehityksestä
- Ennusteet organisaation tulevasta suorituskyvystä
Näiden tietojen kerääminen ja analysointi on olennainen osa budjetointiprosessia. Historiatiedot auttavat ymmärtämään organisaation aiempaa kehitystä ja suorituskykyä. Nykytilan tiedot puolestaan kuvaavat lähtötilannetta, johon budjetissa pyritään. Ennustetiedot ovat kriittisiä, jotta budjetti voidaan laatia realistisesti tulevaisuuden näkymien pohjalta. Tietojen kerääminen voi tapahtua monin eri tavoin, kuten taloushallinnon raporteista, johdon tietojärjestelmistä, markkinatutkimuksista ja asiantuntijahaastatteluista. On tärkeää, että budjetoinnissa hyödynnetään monipuolisesti eri lähteistä saatavaa tietoa, jotta budjetti voidaan laatia mahdollisimman kattavasti ja realistisesti. Ja edelleen, kovin monimutkaista ja työlästä toimintamallia tähän ei tule rakentaa (muuten ehtii budjettivuosi kulua budjetoidessa).
3. Kustannusten ja tulojen arviointi
Kustannusten ja tulojen arviointi budjetoinnissa on keskeinen vaihe, joka edellyttää huolellista suunnittelua ja arviointia. Kun seuraavan tilikauden budjettia laaditaan, on tärkeää arvioida sekä tulevat tulot että menot realistisesti ja tarkasti. Tämä vaihe sisältää useita keskeisiä toimenpiteitä, kuten myyntiennusteiden tekemistä, kulujen arviointia ja mahdollisten investointien suunnittelua.
- Myyntiennusteiden tekeminen:
- Arvioidessaan tulevia tuloja yrityksen on tärkeää tehdä realistisia myyntiennusteita eri tuotteille tai palveluille. Myyntiennusteet perustuvat markkinatilanteeseen, asiakkaiden tarpeisiin ja ”myyntiputkessa” oleviin tietoihin. Tarkat ja yksilöidyt myyntiennusteet auttavat arvioimaan yrityksen tulevia tuloja ja suunnittelemaan resurssien käyttöä tehokkaasti.
- Kulujen arviointi:
- Kustannusten arviointi on yhtä tärkeää kuin tulojen arviointi. Yrityksen on tärkeää arvioida erilaisia kustannuksia, kuten kiinteitä ja muuttuvia kustannuksia, palkkoja, markkinointikuluja ja muita operatiivisia kuluja. Tarkka kustannusten arviointi auttaa yritystä suunnittelemaan budjettia realistisesti ja varmistamaan, että se pystyy kattamaan kaikki tarvittavat menot. Ja toisaalta, reagoimaan yllättäviin kuluihin.
- Investointien suunnittelu:
- Lisäksi budjetoinnin vaiheeseen kuuluu mahdollisten investointien suunnittelu. Yrityksen on arvioitava tarvittavat investoinnit esimerkiksi laitteisiin, teknologiaan tai henkilöstöön ja varattava niihin riittävät resurssit budjetissa. Investointien suunnittelu on olennainen osa budjetointia, sillä ne vaikuttavat suoraan yrityksen tuleviin kustannuksiin ja tuloihin.
4. Resurssien priorisointi ja kohdentaminen
Resurssien priorisointi ja kohdentaminen budjetin tekemisessä on keskeinen osa strategista suunnittelua ja resurssien hallintaa. Budjetointi tarjoaa erinomaisen mahdollisuuden päättää, mihin resursseja kohdennetaan, eli mitkä hankkeet ja toiminnot saavat eniten rahoitusta tulevalla budjettikaudella. Tämä prosessi vaatii huolellista harkintaa ja päätöksentekoa, jotta resurssit voidaan kohdentaa tehokkaasti ja strategisesti organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi. Yhtä lailla tärkeää on tässä vaiheessa miettiä se, mille sanotaan ’ei’ ja mihin ei lähdetä mukaan – onhan silläkin taloudellisia vaikutuksia.
- Resurssien priorisointi:
- Budjetin laatimisen yhteydessä on tärkeää priorisoida eri hankkeita ja toimintoja sen perusteella, mikä niistä tuottaa suurimman arvon organisaatiolle. Priorisointi auttaa keskittymään niihin hankkeisiin ja toimintoihin, jotka ovat strategisesti tärkeimpiä ja tukevat parhaiten organisaation pitkän aikavälin tavoitteita.
- Kohdentaminen tehokkaasti:
- Kun resurssit on priorisoitu, ne tulee kohdentaa tehokkaasti ja tasapainoisesti eri toimintojen ja hankkeiden välillä. Tämä edellyttää tarkkaa harkintaa siitä, miten rahoitus ja muut resurssit jaetaan eri osa-alueiden kesken siten, että organisaation strategiset tavoitteet saavutetaan optimaalisesti.
- Strateginen päätöksenteko:
- Resurssien priorisointi ja kohdentaminen budjetin tekemisessä vaativat strategista päätöksentekoa. Päätökset tulisi perustua organisaation tavoitteisiin, markkinatilanteeseen, kilpailutilanteeseen ja muihin strategisiin tekijöihin. Tavoitteena on varmistaa, että resurssit käytetään parhaalla mahdollisella tavalla organisaation menestyksen tukemiseksi.
Yrityksen budjetoinnin vaiheet: Seuranta
Laadittuun budjettiin kuuluu myös vahvasti seuranta, ja sitä on johdettava. Tulovastuussa olevien henkilöiden täytyy olla tietoisia seurantatiedoista sekä mahdollisista poikkeamista ja niiden syistä. Jos esimerkiksi rekrytointikulut ovat budjetoitua suuremmat, on tärkeää ymmärtää miksi ja selvittää syyt tähän. Ja myös tarvittaessa muuttaa budjettia ja tässä tapauksessa rekrytointistrategiaa. Lukujen ei pidä antaa yllättää vaan budjetointi tuo nimenomaan mielenrauhaa.
1. Mittareiden asettaminen
Mittareiden asettaminen on keskeinen osa onnistunutta budjetointia. Yrityksen on tärkeää määritellä selkeät ja mitattavissa olevat tavoitteet, joiden avulla budjetin toteutumista voidaan seurata.
Tyypillisiä mittareita budjetoinnissa voivat olla esimerkiksi:
- Myynnin kasvutavoitteet
- Esimerkiksi tietyn prosentuaalisen myynnin kasvun saavuttaminen
- Auttaa seuraamaan, miten myynti kehittyy budjetoidulla tasolla
- Kulujen hallintaan liittyvät tavoitteet
- Esimerkiksi tietyn prosentuaalisen kustannussäästön saavuttaminen
- Auttaa varmistamaan, että kulut pysyvät budjetoidulla tasolla
- Kannattavuustavoitteet
- Esimerkiksi tietyn liikevoittoprosentin tai käyttökateprosentin saavuttaminen
- Auttaa seuraamaan, että budjetoitu kannattavuus toteutuu
- Maksuvalmiustavoitteet
- Esimerkiksi tietyn omavaraisuusasteen tai quick ratio -tunnusluvun saavuttaminen
- Auttaa varmistamaan, että yrityksen maksuvalmius pysyy hyvänä
2. Toteutuman seuranta ja analysointi
Toteutuman seuranta ja analysointi budjetoinnissa on tärkeää, jotta voidaan varmistaa, että budjetointi tukee yrityksen strategisia tavoitteita ja että budjetti toteutuu realistisesti. Toteutuman seuranta sisältää budjetoidun ja toteutuneen taloudellisen toiminnan vertailun, jotta voidaan tunnistaa mahdolliset ongelma-alueet ja tehdä tarvittavat korjausliikkeet ajoissa. Toteutuman seuranta ja analysointi voidaan toteuttaa useilla eri tavoilla, kuten:
- Budjetin vertailu:
- Budjetoidun ja toteutuneen taloudellisen toiminnan vertailu, jotta voidaan tunnistaa poikkeamia ja tehdä tarvittavat korjausliikkeet.
- Poikkeamien analysointi:
- Poikkeamien analysointi on tärkeää, jotta voidaan ymmärtää, mikä on aiheuttanut poikkeamia, ja tehdä tarvittavat korjausliikkeet.
- Toteutuman seuranta:
- Toteutuman seuranta on tärkeää, jotta voidaan varmistaa, että budjetointi toteutuu realistisesti ja että yritys pysyy suunnitellulla kurssillaan.
- Korjausliikkeet:
- Korjausliikkeet ovat tärkeitä, jotta voidaan korjata poikkeamia ja varmistaa, että budjetointi toteutuu realistisesti.
3. Tarvittavien muutosten tekeminen ja niiden seuranta
Kun yrityksen budjetin toteutumassa ilmenee poikkeamia tai odottamattomia muutoksia, on tärkeää, että yritys tekee tarvittavat muutokset budjettiin ja toimintasuunnitelmaan. Tämä on olennainen osa budjetoinnin jatkuvaa seurantaa ja päivittämistä. Keskeisiä toimenpiteitä tarvittavien muutosten tekemisessä ovat:
- Poikkeamien tunnistaminen ja analysointi:
- Seuraa budjetin toteutumista säännöllisesti ja tunnista mahdolliset poikkeamat budjetoidusta.
- Analysoi poikkeamien syitä – johtuvatko ne esimerkiksi muuttuneista markkinaolosuhteista, yllättävistä kustannuksista tai epäonnistuneista ennusteista.
- Budjetin päivittäminen:
- Tee tarvittavat muutokset budjettiin, jotta se vastaa paremmin yrityksen todellista tilannetta ja tulevaisuuden näkymiä.
- Päivitä myynti-, kustannus- ja investointibudjetteja tarpeen mukaan.
- Varmista, että eri osabudjetit ovat keskenään linjassa.
- Toimintasuunnitelman päivittäminen:
- Arvioi, miten poikkeamat vaikuttavat yrityksen toimintasuunnitelmaan ja tavoitteisiin.
- Tee tarvittavat muutokset toimintasuunnitelmaan, jotta se tukee päivitettyä budjettia.
- Varmista, että henkilöstö on tietoinen muutoksista ja sitoutunut uuteen suunnitelmaan.
- Seurannan ja raportoinnin tehostaminen:
- Tehosta budjetin toteutumisen seurantaa, jotta poikkeamat havaitaan nopeasti.
- Paranna raportointia, jotta johto saa ajantasaista tietoa yrityksen taloudellisesta tilanteesta.
Rullaava budjetointi
Nykyään suosittu lähestymistapa on rullaava budjetointi, jossa ennustettu aikaikkuna liikkuu tilikausista tai kalenterikuukausista riippumatta. Tämä tarjoaa johdolle jatkuvasti päivittyvän kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Ennusteita päivitetään yleensä kuukausittain tai kvartaaleittain yrityksen liiketoiminnasta riippuen.
Rullaava budjetointi helpottaa budjetin johtamista ja pakottaa johdon seuraamaan yrityksen rahavirtoja aktiivisesti. Näin varmistetaan, että yritys pysyy kurssissaan ja pystyy reagoimaan nopeasti muuttuviin tilanteisiin. Muista, että budjetin johtaminen on yhtä tärkeää kuin sen laatiminen
Kommunikointi, raportointi ja optimointi sekä jatkuva kehittäminen
Kommunikointi ja raportointi ovat olennaisia osia budjetoinnissa, sillä ne auttavat varmistamaan, että budjetin toteutumasta tiedotetaan sidosryhmille ja että budjetin tavoitteet saavutetaan. Budjetin toteutumasta tulee kommunikoida säännöllisesti ja selkeästi sidosryhmille, kuten omistajille, sijoittajille ja työntekijöille. Tämä sisältää esimerkiksi tasalaatuisia raportteja budjetin toteutumasta sekä keskusteluja tavoitteiden saavuttamisesta. Parhaimmillaan budjetin toteutuman kommunikointi motivoi työntekijöitä entistä parempaan tulokseen!
Jatkuvan kehittämisen prosessit voivat sisältää esimerkiksi budjetointiprosessin tehostamista, uusien mittareiden käyttöönottoa ja budjetin optimointia yrityksen strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Tämä auttaa varmistamaan, että budjetin toteutuminen onnistuu ja että yritys pysyy suunnitellulla kurssillaan. Kommunikointi, raportointi ja jatkuvan kehittämisen yhdistäminen budjetointiin auttaa varmistamaan, että budjetin toteutuminen onnistuu ja että yritys pysyy suunnitellulla kurssillaan. Tämä auttaa varmistamaan, että budjetin toteutuminen onnistuu ja että yritys pysyy suunnitellulla kurssillaan.
Mikäli sinusta tuntuu siltä, että kaipaat apua yrityksenne budjetointiprosessiin, varaa keskusteluaika Finalyn Annen kanssa! Saat takuuvarmasti uusia ajatuksia ja oppia niin budjetointiin kuin muihinkin yrityksen talousasioihin.
