“Aina kannattaa istua alas ja miettiä tulevaa” – näin me näemme asian CFO-talo Finalylla. Toki palavereissa ei kannata istua palavereiden vuoksi. Yrityksen budjetointi on haluttu suunta, joka muutetaan tekemiseksi, jota johdetaan. Yrityksen budjetti on numeerinen näkymä siitä, millaista tulosta tavoitellaan “numeroilla”, ja tämä tulisi valjastaa siten, että se hyödyttää kaikkia organisaatiossa. Budjetointi on keskeinen osa yrityksen talouden hallintaa ja oikein tehtynä se tuo monia etuja pk-yritykselle. Budjettia tehdessä kannattaa ottaa haltuun myös yrityksen tärkeimmät tunnusluvut, joihin voit tutustua aiemmin kirjoittamassamme artikkelissa.
Budjetti on osa yrityksen taloudenhallintaa ja suunnitelmallisuutta, ja sen tulisi sisältää ainakin tieto, mistä rahaa tulee, mihin sitä menee ja kuinka paljon. Budjetti laaditaan halutulle aikavälille, yleensä kirjanpidon tilikaudelle tai kalenterivuodelle.
Keskustelimme pk-yrityksen budjetoinnista tiimimme kesken, ja listasimme yhdessä tärkeimmät hyödyt tähän artikkeliin:
- Visio ja suunnan näyttäminen:
- Budjetointi auttaa yritystä määrittelemään sen pitkän ja lyhyen aikavälin tavoitteet sekä konkretisoimaan, miten niihin päästään. Budjetointi kannustaa yritystä ajattelemaan eteenpäin ja olemaan proaktiivinen sen sijaan, että reagoisi vain markkinoiden muutoksiin.
- Päätöksenteon tuki:
- Budjetti tarjoaa selkeän numeerisen kehyksen, jonka pohjalta tehdä päätöksiä, kuten investointeja, rekrytointeja tai muita strategisia valintoja. Tämä lisää valinnan vapautta ja ohjaa kaikkia toimimaan itsenäisemmin (itseohjautuvuus). Budjetointi voi auttaa lisäksi tunnistamaan potentiaalisia riskejä ja suunnittelemaan niiden hallintaa.
- Budjetti voi myös auttaa yritystä neuvottelemaan rahoituksesta sijoittajien tai lainanantajien kanssa, koska se antaa heille käsityksen yrityksen taloudellisesta tilanteesta ja tulevaisuuden näkymistä.
- Resurssien allokointi ja seuranta:
- Budjetti auttaa siten ymmärtämään, mihin yrityksen resursseja kannattaa kohdentaa, jotta päästään parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen. Budjetin avulla yrityksen johto voi seurata ja vertailla todellisia tuloksia budjetoituihin tuloksiin ja tehdä tarvittavia korjauksia ajoissa.
- Mittari ja motivointi:
- Budjetissa asetetut tavoitteet toimivat mittareina yrityksen suoritukselle ja motivoivat siten työntekijöitä saavuttamaan ne.
- Kun koko organisaatio osallistuu budjetointiprosessiin, lisääntyy henkilöstön sitoutuminen yrityksen tavoitteisiin. Tiimi- ja yksilökohtainen vastuu tiettyjen budjettikohtien seurannasta ja hallinnasta lisää sitoutumista ja vastuunottoa, ja siten myös työn merkityksellisyyttä. Hyvä on harkita lisäksi esim. palkitsemista, joka liittyy tiimin budjettitavoitteisiin/erityisen hyvään työhön budjetin hallinnassa.
- Priorisointi:
- Budjetointi on myös tilaisuus priorisoida eri toimintoja ja projekteja, kuten investointeja tai rekrytointeja.
Pidä henkilöstö ajan tasalla budjetista
Budjetoinnin aikana jatkuva ja avoin kommunikointi on kaiken avain. Pidä henkilöstö ajan tasalla budjetointiprosessin eri vaiheista ja päätöksistä. Osallistava budjetointi ei vain lisää henkilöstön ymmärrystä ja sitoutumista, vaan se voi myös parantaa budjetin laatua, koska se tuottaa monipuolista näkemystä ja asiantuntemusta koko organisaatiosta. Mikäli haluat apua budjetointiin ja henkilöstön osallistamiseen prosessissa, tutustu aiemmin kirjoittamaamme artikkeliin CFO as a service -palvelun hyödyistä.
Yrityksen budjetti valmiina – mitä sitten tulee tehdä?
Kun budjetti on valmis, organisaation tulisi järjestää säännöllisiä tarkistuspisteitä, joissa arvioidaan budjetin toteutumista ja arvioidaan juurisyitä. Tämä antaa henkilöstölle mahdollisuuden seurata, miten heidän ehdotuksensa ja työnsä vaikuttavat yrityksen taloudelliseen tilanteeseen. Se, että otat koko henkilöstön mukaan budjetointiin, sitouttaa ja lisää luottamusta yrityksessä. Samoin lisääntyy ymmärrys yrityksen taloudellisista tavoitteista ja strategiasta.
Budjetointi on tehokas työkalu
Yhteenvetona, budjetointi on tehokas työkalu, joka auttaa pk-yrityksiä näkemään selkeämmin tulevaisuuteen, hallitsemaan riskejä, kohdentamaan resursseja tehokkaasti ja saavuttamaan tavoitteensa. Kun budjettivuosi päättyy, pyydä palautetta henkilöstöltä budjetointiprosessista ja tee tarvittavat parannukset seuraavaa kertaa varten. Mikäli kaipaat apua budjetointiin, soita Finalyn Annelle numeroon 045 7834 1580 tai varaa ilmainen keskusteluaika aiheen tiimoilta.